Quantas foram as vezes em que fui chamado para ver um "pau" que estava dando em alguma planilha e, ao analisar, pude concluir com facilidade que o problema era uma determinada célula que esperava uma DATA e foi preenchida com um valor simples, ou um texto, ou uma data em formato maluco? Ou um campo de valor que, ao invés de digitar um ZERO, o usuário colocou a letra "O", ou um "-"? Inúmeras! Incontáveis! Quanto dinheiro ví as empresas perdendo, tempo de seus funcionários e horas de consultoria, para, ao final, chegarmos à conclusão de que, se as pessoas tomassem mais cuidado com as entradas de dados, nenhum problema teria ocorrido? Não dá para saber.
Apresentarei abaixo um recurso extremamente simples que, se observado e implementado, pode reduzir, e muito, as chances de falhas nas planilhas. Vejamos a seguir como funciona o recurso VALIDAÇÃO DE DADOS.
Para este artigo, criei uma planilha simples, que com poucos campos, exemplifica bem o uso disso:
Nosso primeiro passo será limitar o range de valores que poderá ser utilizado para o campo CÓDIGO. Para efetuar essa tarefa, vá no menu DADOS e em seguida VALIDAÇÃO DE DADOS.
Aparecerá a tela de definição da validação. Todas as células aceitam, por definição, QUALQUER VALOR em seu preenchimento.
Para começarmos a definir a validação, precisamos, primeiramente, alterar o valor do campo PERMITIR para NÚMERO INTEIRO, e definiremos MÍNIMO e MÁXIMO como 1 e 100 respectivamente. Assim, qualquer valor fora dessa faixa será recusado.
Definindo a faixa de valores válidos para o campo CÓDIGO
A tela de definição da validação de dados possui três "tabs". A primeira é a de definição da regra, a segunda é a de MENSAGEM DE ENTRADA, ilustrada abaixo, e a terceira é a de MENSAGEM DE ERRO.
Definindo mensagem de entrada do campo
Na tela acima, acabamos de definir qual será a mensagem de entrada exibida quando o usuário estiver editando a célula CÓDIGO.
A terceira TAB é a que define qual será o comportamento do Excel em caso de valor inválido para o campo. São três os comportamentos possíveis:
- PARAR - Impede valores fora do estabelecido. Proteção total.
- AVISO - Alerta sobre valor inválido e dá ao usuário a opção de aceitar o valor mesmo assim.
- INFORMAÇÕES - Apenas informa que regra foi quebrada, mas aceita a entrada.
Comportamentos disponíveis para o tratamento de erros
Para este exercício, utilizamos PARAR para garantirmos a faixa de valores de 1 a 100. Se o valor informado estiver fora do estabelecido, a mensagem abaixo será exibida e o valor rejeitado.
Definindo mensagem de erro, em caso de dados inválidos
Notem na tela abaixo que, com a céclula CÓDIGO selecionada, uma mensagem de entrada é exibida, orientando o usuário quanto ao preenchimento:
Campo CODIGO, já com a validação ativa. Note a mensagem de entrada
Se, ainda assim, o valor for informado errado a mensagem de erro que definimos será exibida e esse será rejeitado.
Mensagem de erro, quando um dado inválido foi informado.
Abaixo, definimos as regras para validação do campos DATA DE NASCIMENTO. Escolhemos o tipo como DATA e definimos uma faixa aceitável.
Definindo regras para o campo DATA DE NASCIMENTO
Agora, definimos os valores aceitáveis para o campo SEXO. Por se tratar de uma lista com duas opções, coloquei diretamente na caixa de definição, separando as opções MASCULINO e FEMININO por PONTO E VIRGULA (;). Se fosse um número maior de opções, poderíamos colocá-las em células na própria planilha e informar o range. Por exemplo, "=j2:j6", onde 5 itens seriam inseridos na lista.
Definindo lista de valores válidos para o campo SEXO
Vejam abaixo a planilha já apresentando um objeto que possibilita a escolha do preenchinento da célula. Em caso de usuário digitar diretamente na célula, sem passar pelo seletor, a validação será executada da mesma maneira e o valor rejeitado, caso esteja assim definido.
Planilha exibindo a lista de SEXO para o preenchimento da cécula
Definimos aqui uma faixa aceitável de salários.
Definindo faixa válida para o campo SALÁRIO
Feito! Definimos as regras de entrada de dados para os nossos campos. Dessa maneira, sempre teremos certeza de que os dados informados estão dentro daquilo que definimos inicialmente, quando do planejamento da planilha.
Formulário final, com todas as regras implementadas
Espero ter conseguido mostrar a vocês a importância de ativar a validação dos dados de entrada de uma planilha e também o quanto é fácil fazer isso tudo funcionar.
Se alguém se interessar, por favor, comente aqui mesmo no artigo. Se quiser uma cópia da planilha com isso pronto, tudo bem, passe o email que envio. Basta pedir.
Estou sempre à disposição.
GILBERTO GOMES
ExcelLine - Office World
Setembro/2013
Quantas foram as vezes em que fui chamado para ver um "pau" que estava dando em alguma planilha e, ao analisar, pude concluir com facilidade que o problema era uma determinada célula que esperava uma DATA e foi preenchida com um valor simples, ou um texto, ou uma data em formato maluco? Ou um campo de valor que, ao invés de digitar um ZERO, o usuário colocou a letra "O", ou um "-"? Inúmeras! Incontáveis! Quanto dinheiro ví as empresas perdendo, tempo de seus funcionários e horas de consultoria, para, ao final, chegarmos à conclusão de que, se as pessoas tomassem mais cuidado com as entradas de dados, nenhum problema teria ocorrido? Não dá para saber.
Apresentarei abaixo um recurso extremamente simples que, se observado e implementado, pode reduzir, e muito, as chances de falhas nas planilhas. Vejamos a seguir como funciona o recurso VALIDAÇÃO DE DADOS.
Para este artigo, criei uma planilha simples, que com poucos campos, exemplifica bem o uso disso:
Nosso primeiro passo será limitar o range de valores que poderá ser utilizado para o campo CÓDIGO. Para efetuar essa tarefa, vá no menu DADOS e em seguida VALIDAÇÃO DE DADOS.
Aparecerá a tela de definição da validação. Todas as células aceitam, por definição, QUALQUER VALOR em seu preenchimento.
Definindo a faixa de valores válidos para o campo CÓDIGO
A tela de definição da validação de dados possui três "tabs". A primeira é a de definição da regra, a segunda é a de MENSAGEM DE ENTRADA, ilustrada abaixo, e a terceira é a de MENSAGEM DE ERRO.
Definindo mensagem de entrada do campo
Na tela acima, acabamos de definir qual será a mensagem de entrada exibida quando o usuário estiver editando a célula CÓDIGO.
A terceira TAB é a que define qual será o comportamento do Excel em caso de valor inválido para o campo. São três os comportamentos possíveis:
- PARAR - Impede valores fora do estabelecido. Proteção total.
- AVISO - Alerta sobre valor inválido e dá ao usuário a opção de aceitar o valor mesmo assim.
- INFORMAÇÕES - Apenas informa que regra foi quebrada, mas aceita a entrada.
Comportamentos disponíveis para o tratamento de erros
Para este exercício, utilizamos PARAR para garantirmos a faixa de valores de 1 a 100. Se o valor informado estiver fora do estabelecido, a mensagem abaixo será exibida e o valor rejeitado.
Definindo mensagem de erro, em caso de dados inválidos
Notem na tela abaixo que, com a céclula CÓDIGO selecionada, uma mensagem de entrada é exibida, orientando o usuário quanto ao preenchimento:
Campo CODIGO, já com a validação ativa. Note a mensagem de entrada
Se, ainda assim, o valor for informado errado a mensagem de erro que definimos será exibida e esse será rejeitado.
Mensagem de erro, quando um dado inválido foi informado.
Abaixo, definimos as regras para validação do campos DATA DE NASCIMENTO. Escolhemos o tipo como DATA e definimos uma faixa aceitável.
Definindo regras para o campo DATA DE NASCIMENTO
Agora, definimos os valores aceitáveis para o campo SEXO. Por se tratar de uma lista com duas opções, coloquei diretamente na caixa de definição, separando as opções MASCULINO e FEMININO por PONTO E VIRGULA (;). Se fosse um número maior de opções, poderíamos colocá-las em células na própria planilha e informar o range. Por exemplo, "=j2:j6", onde 5 itens seriam inseridos na lista.
Definindo lista de valores válidos para o campo SEXO
Vejam abaixo a planilha já apresentando um objeto que possibilita a escolha do preenchinento da célula. Em caso de usuário digitar diretamente na célula, sem passar pelo seletor, a validação será executada da mesma maneira e o valor rejeitado, caso esteja assim definido.
Planilha exibindo a lista de SEXO para o preenchimento da cécula
Definimos aqui uma faixa aceitável de salários.
Definindo faixa válida para o campo SALÁRIO
Feito! Definimos as regras de entrada de dados para os nossos campos. Dessa maneira, sempre teremos certeza de que os dados informados estão dentro daquilo que definimos inicialmente, quando do planejamento da planilha.
Formulário final, com todas as regras implementadas
Espero ter conseguido mostrar a vocês a importância de ativar a validação dos dados de entrada de uma planilha e também o quanto é fácil fazer isso tudo funcionar.
Se alguém se interessar, por favor, comente aqui mesmo no artigo. Se quiser uma cópia da planilha com isso pronto, tudo bem, passe o email que envio. Basta pedir.
Estou sempre à disposição.
GILBERTO GOMES
ExcelLine - Office World
Setembro/2013
