ExcelLine Office World: Excel: Entendendo e manipulando corretamente uma lista

Manusear listas no Excel é algo extremamente simples, porém, sem alguns conceitos básicos e desconhecendo alguns detalhes da ferramenta, sua lista pode se tornar uma grande fonte de dor de cabeça.

Muitos usuários, na intenção de criar uma lista bonita, bem aparentada, do tipo que qualquer gestor adoraria apresentar em uma reunião, acabam criando armadilhas fatais, provocando perda de informação e praticamente impossibilitando o uso das ferramentas do Excel para o manuseio de listas.

Apresentaremos neste artigo os erros mais comuns dos usuários ao trabalharem com as listas e mostraremos um caminho já bastante trafegado e, por que não dizer, seguro de percorrer com as nossas listas.

O que é uma lista para o Excel?

Uma lista em Excel é um conjunto ininterrupto de células. Todas as células que estiverem na mesma região, sem que haja uma linha em branco e nem uma coluna em branco entre elas, estarão na mesma região e serão tratadas como uma lista. No exemplo abaixo temos, apenas para demonstrar, 4 listas distintas:

Notem que não existem "células preenchidas" que interliguem essas regiões. Elas são completamente separadas, logo, listas distintas. Essa separação é o que norteia o Excel em todos os momentos e funcionalidades que envolvam listas, tais como filtros e classificações.

Quais são os erros mais comuns?

Inserir linhas ou colunas em branco ao longo da lista para "agrupar" e/ou "sub-totalizar" pode, à princípio, ser uma boa ideia, porém, descaracteriza completamente a lista conforme o conceito do Excel, descrito no tópico anterior. Não insiram linhas em branco nem totais "dentro" da lista pois ela deixará de ser uma lista; você não mais poderá classificá-la nem filtrá-la, perdendo as principais características e vantagens que o Excel pode oferecer;

Inserir totais ao final da lista, sem saltar pelo menos uma linha, significa, conforme o conceito Excel, que você está estendendo a lista. Se você colocar algum total "emendado", colado, na lista principal ele passará a fazer parte da lista. Assim, se você mandar filtrar ou classificar, sua nova linha também entrará na classificação ou na filtragem, comprometendo completamente seu trabalho;

Marcar (ou tentar marcar) a tabela antes de aplicar filtro ou classificar linhas, principalmente se a lista for grande, fragiliza muito a operação, isto porquê podemos, inadvertidamente, selecionar uma linha ou coluna a mais ou a menos. Estando com a seleção errada podemos, por exemplo, "embaralhar" as informações quando mandarmos classificar. Portanto, não selecionem a região desejada antes de efetuar essas operações. Basta que estejamos em alguma célula "dentro" da região desejada; o Excel detectará a região corretamente se seguirmos as premissas definidas no tópico anterior.

Criando e manuseando uma lista

Partimos de uma lista onde relacionamos vendas ao longo de alguns anos de uma série de produtos a alguns clientes de cidades e estados variados. Nossa lista tem aproximadamente 27 mil linhas, e veremos que, apesar de relativamente extensa, é muito simples de ser trabalhada, utilizando a ferramenta da forma correta.

Formatar como Tabela

Na guia "Inicial", encontramos a opção "Formatar como Tabela". Para a continuação deste artigo, escolhemos uma das opções. É preciso que deixemos claro que o nome "Formatar como tabela" dá à nossa lista algo além de formatação, e muito interessante, como veremos nos próximos passos.

A primeira característica que podemos notar é a presença, nos títulos das colunas, de um elemento de filtragem (seta pra baixo). Com isso, temos acesso à filtragem das linhas, o que nos permite uma análise de dados mais específicos, como por exemplo, as vendas de uma data em uma determinada cidade, o que veremos detalhadamente adiante.

Tratando automaticamente a lista como uma tabela

Deslocando até a última linha da nossa lista, a linha 27976, na última coluna (TOTAL) podemos ver que há a fórmula =J27976*K27976, multiplicando a qualidade pelo valor unitário.

Notem, abaixo, que iniciamos uma nova venda na linha seguinte, 27977, e que, de imediato, o Excel entendeu que a tabela deve aumentar de tamanho, automaticamente copiando toda e qualquer fórmula e formatação da linha anterior, simplificando sobremaneira a nossa vida com isso.

Notem abaixo que a fórmula, como esperado, foi copiada para a nova linha.

Filtrando os Dados

Uma das principais funcionalidades do Excel ao lidar com tabelas, e também uma das maiores necessidades de quem lida com listas extensas, é o Filtro de Dados. Ele foi ligado automaticamente quando, lá atrás, aplicamos o Formatar como Tabela à nossa lista. Este recurso também pode ser ativado pelo menu DADOS / FILTRO, se estivermos com alguma célula da lista selecionada.

Quando ativado, o filtro coloca no todo da tabela, em cada uma de suas colunas, o elemento de filtragem/classificação. Ele possibilita que classifiquemos a tabela tendo a coluna desejada como chave, de mode crescente ou decrescente, e também permite que escolhamos um ou mais valores de para filtramos a tabela. Notem abaixo o elemento de filtragem com as características que acabamos de citar.

Escolhemos, no filtro acima, as cidades de PIRACICABA e RIO DE JANEIRO. Notem abaixo que o filtro foi devidamente aplicado. Percebam abaixo que, as linhas selecionadas aparecem em AZUL, e as não selecionadas estão ocultas.

Para a continuação do artigo, desativamos o filtro em DADOS/FILTRO.

Classificando a Tabela

A tabela pode ser classificada por uma ou mais colunas simultaneamente. Para classificar por uma coluna, basta que estejamos em qualquer célula da coluna, dentro da lista, e cliquemos no A/Z ou no Z/A presente no menu DADOS.

Para classificarmos por mais de uma coluna simultaneamente, precisamos clicar em qualquer célula da nossa lista e, em seguida, acessar o menu DADOS/CLASSIFICAR, conforme abaixo:

Notem abaixo que toda a lista foi automaticamente selecionado, considerando que o Excel entende que a nossa lista é toda a região ininterrupta de células, conforme explicamos no início do artigo. A tela de classificar será exibida, conforme vemos abaixo:

Preenchemos a tela indicando que queremos como primeira chave de classificação o ANO, em seguida, clicamos em "Adicionar Nível" e informamos o MESANO como a sefgunda chave e assim formos procedendo e informamos como terceira e quarta chaves a DATA e o NOMEPRODUTO. Abaixo temos a lista devidamente classificada.

Existem muitas outras coisas que podemos fazer em uma lista. Neste artigo, discutimos apenas os conceitos fundamentais para que tenhamos uma lista bem estruturada. Para baixar uma pequena amostra da lista trabalhada neste artigo, CLIQUE AQUI.

Nos artigos onde trataremos de TABELAS DINÂMICAS, GRÁFICOS DINÂMICOS e SEGMENTAÇÃO DE DADOS conseguiremos ver, com muito mais clareza, a importância de observarmos os cuidados citados neste artigo ao construirmos nossas listas. Começaremos a transformar as nossas listas em fonte real, fácil e natural, de informação.

Estamos aqui, à disposição, aceitando sugestões para novos artigos.

Aproveitem e conheçam o site da nossa empresa: www.excelline.com.br.