Apresentaremos neste artigo, passo-a-passo, a definição e a correta utilização deste importante recurso do Microsoft Excel.
Entendendo nosso modelo
Temos abaixo uma planilha que retrata RECEITAS e DESPESAS, mês a mês, sub-totalizada por semestre e totalizada no ano. As RECEITAS e as DESPESAS são subdivididas em EXTRAS e FIXAS, tendo um total para as RECEITAS e outro para as DESPESAS. O RESULTADO MENSAL é igual a RECEITAS - DESPESAS. Vejam abaixo:
Os quadrantes destacados em vermelho, veja abaixo, são células onde os valores serão digitados, todas as demais são fórmulas.
Entendendo a hierarquia do modelo
Como podemos ver nas ilustrações abaixo, analisando as colunas, temos duas colunas para as receitas (EXTRAS e FIXAS) que são totalizadas na coluna seguinte, TOTAL RECEITAS. Temos também duas colunas para as despesas (EXTRAS e FIXAS) que são totalizadas na coluna seguinte, TOTAL DESPESAS. Estes dois totais, RECEITAS E DESPESAS, também sã totalizadas em outra célula, a de RESULTADO MENSAL.
Continuando, podemos então afirmar que encontramos 3 AGRUPAMENTOS lógicos:
- As duas colunas de receitas (extras e fixas) podem ser agrupadas no TOTAL RECEITAS
- As duas colunas de despesas (extras e fixas) podem ser agrupadas no TOTAL DESPESAS
- As colunas TOTAL RECEITAS e TOTAL DESPESAS podem ser agrupadas no RESULTADO MENSAL.
O mesmo raciocínio se repete quando analisamos as linhas e podemos então afirmar que também nas linhas encontramos 3 AGRUPAMENTOS lógicos:
- Os meses de janeiro a junho podem ser agrupados no 1º Semestre
- Os meses de julho a dezembro podem ser agrupados no 2º Semestre
- Os dois semestres podem ser agrupados no ANUAL
Transformando os agrupamentos "Lógicos" em agrupamentos "Físicos"
Agora que já analisamos a planilha e identificamos nossos agrupamentos lógicos, iremos defini-los, efetivamente, para que o Excel passe a entender e a exibir respeitando essa hierarquia.Quando definimos agrupamentos, precisamos agrupar do menor grupo para o maior, de dentro pra fora. Então, sigamos os seguintes passos:
1 - Selecionemos as colunas C:D (C até D), e, em seguida, menu DADOS/AGRUPAR / AGRUPAR
O primeiro grupo foi criado. Notem, pela ilustração abaixo, destacados em amarelo, que o Excel colocou na parte superior da planilha, logo acima das duas colunas agrupadas, um traço finalizando sobre a coluna de TOTAL. No final da linha há um botão com o sinal (-). Se clicarmos nesse botão, as duas colunas do grupo serão ocultas, sendo exibido apenas o total. Se ocultarmos as colunas, o sinal (-) se transformará no sinal(+), indicando a possibilidade de voltar a expandir o grupo.
Como criamos, até o momento, apenas um grupo, temos na planilha DOIS NÍVEIS hierárquicos distintos:
- NÍVEL 1, que é considerando a retração dos grupos, ocultando as colunas
- NÍVEL 2, tabela completamente expandida.
A escolha do nível também pode ser feita pelos botões 1 e 2 presentes agora na parte superior esquerda da planilha.
Seguindo esse mesmo raciocínio, vamos agrupar as despesas, colunas F e G.
Notem abaixo que agora temos dois grupos distintos. Ambos com as características descritas anteriormente.
Agora, selecionemos as colunas C:H, colunas que formam o RESULTADO MENSAL (todas as colunas de receitas e todas as colunas de despesas). Mandemos agrupar novamente.
Notem que temos agora um novo nível, pois temos um grupo maior, que possui outros grupos dentro dele.
Repitamos o raciocínio para as linhas, agrupando fisicamente os meses de janeiro a junho (linhas 6:11),
em seguida os meses de julho a dezembro (linhas 13:13) e, por fim, o maior grupo (linhas 6:19).
Temos agora nossa planilha com 3 níveis hierárquicos nas colunas e 3 níveis hierárquicos nas linhas, conforme vemos na ilustração abaixo:
Cliquem nos botões de nível, fechem e abram grupos e vejam como o Excel consegue ocultar/exibir a informação conforme o nível que desejarmos.
Outra característica importante é que a planilha será impressa respeitando o agrupamento. Deste modo, podemos facilmente escolher como a planilha será impressa, se completa (nível 3), se parcial (nível 2) ou se apenas o resultado, nível 1.
Para limpar esses agrupamentos podemos desagrupar grupo a grupo ou, mais rápido, "limpar estrutura de tópicos" conforme ilustrado abaixo:
Para fazer o download do modelo utilizado, CLIQUE AQUI.
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No artigo "Excel: Utilizando Subtotais" você poderá explorar um pouco mais o conceito de agrupamento de dados.
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Agosto/2014
GILBERTO GOMES
ExcelLine - Office World
